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不同部门巧用UMail邮件服务器好助手新日

发布时间:2020-01-15 10:38:37 阅读: 来源:广告牌厂家

对于一家企业来说,由于各个部门的岗位设置、职责权限、业务性质等有所区别,因此对于企业邮箱的要求都不同,所以即使是公司安装邮件服务器统一管理,对于具体帐号,仍需要根据实际情况进行调整,下面我们就以业界著名邮件服务商U-Mail为例,说说几个部门可能常见的情况。

一、业务部门文件传递频繁,对企业邮箱要求“大容量、大附件传输”

公司的业务部门由于与客户打交道多,因此在邮箱容量分配时,我们尽量给予其较多的空间分配;而用户亦可用“网络硬盘”来上传“大附件”的链接,这样不占邮箱空间,不影响网速;为保证“共享文件”及时得到处理,我们可设置它的“有效期”。登陆U-Mail邮件服务器超域管理后台,选择一个待修改邮箱账户,弹出“修改邮箱账户”界面如下图所示:

而将“大附件”化为“小链接”,从而对邮件“瘦身”的示意图如下:

这样,对方只需要下载相关链接便可以。

此外,业务部门的同事还可以相互共享“客户通讯录”,并利用“邮箱/域别名设置”功能,在你外出或不在岗时,由你的同事代为处理邮件,不耽误你公务。

二、企业文化宣传中心、形象策划部门:需要对外推广企业品牌,塑造企业形象,对内宣导政令、凝聚人心。

对于企业文化宣传部门,在对外推广品牌时往往不遗余力彰显与企业有关的一切符号,邮箱作为重要交流工具,做好几个细节可有效发挥作用:1.自定义前台模板,根据企业特点制作个性LOGO,设计想要的背景页面。2. 设计好“域签名”:可以将企业的价值观念、服务准则、对客户的祝福语等附加在“域签名”中,客户接收到邮件同时也潜移默化接受公司文化熏陶。3. 通过“系统公告”告诉员工公司的重要通知、法令政策、资讯规则等。

三、财务部门:出于安全保密性要求,强制员工使用复杂度更高的密码

财务工作重要性毋庸置疑,因此部门内每位员工的邮箱帐号应该使用复杂度高的密码,增加破译难度。登陆U-Mail邮件系统域\超域管理员后台,点击“邮箱用户管理”菜单,在“筛选用户”选项中选择“弱密码”,点“确定”即可筛选出密码较弱的用户,然后再点击“序号”前的方框勾选,再选择“提示所选用户修改密码”选项,即可强制其修改密码:

此外,U-Mail邮件服务器由于采用了128位SSL加密技术,可以防止邮件发送过程中被阻截、篡改,保证邮件数据在传输过程中的安全。

四、管理层:保证其邮件优先发送权,同时赋予相关领导人“审核”权利,自动过滤敏感关键词

管理层是公司的中流砥柱,发挥着“大脑”的作用,我们在邮件发送上,保证他们的优先权。同时,可以给相关部门领导人赋予“审核”的职责,由他们对本部门员工的邮件把关。此外,还可以通过“内容过滤器”来监控邮件是否含有敏感词,邮件必须满足条件后才能外发,具体操作是:登陆U-Mail邮件系统“系统管理后台”,界面左侧点击“安全”,选择“内容过滤器”,出现对话框如下:

左边建立规则名称,选择条件,输入被监控的邮箱账号,右边选择“复制邮件给……”再输入目标邮箱账号。

U-Mail邮件系统功能丰富,各个部门可根据工作侧重点和具体实际情况随机应变,有效地协助公司经营管理。更多U-Mail邮件系统软件功能介绍请查看>>http://www.comingchina.com/html/products/。

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